Noções básicas sobre relatórios LMS: 13 coisas a serem observadas

O que é o Relatório LMS?

O relatório LMS é um sistema de coleta e análise de dados em seu sistema de gerenciamento de aprendizagem. Basicamente, os relatórios do LMS ajudam a monitorar o que está acontecendo com o processo de treinamento, o que ele significa e o que você pode fazer para melhorar os resultados. Em outras palavras, eles dizem se seus esforços estão realmente se traduzindo em resultados. 

Aqui estão as principais oportunidades que os relatórios podem oferecer:

1. Acompanhamento do progresso . Se você é responsável pelo treinamento em sua organização, precisa saber como os funcionários estão progredindo nos cursos. 
2. Compreender os resultados do treinamento . O que os funcionários aprenderam? Eles retiveram bem o conhecimento? Se um aluno faz um curso e passa no teste, concluímos que ele adquiriu o conhecimento necessário e está pronto para praticá-lo e fazer uma mudança. O objetivo final do aprendizado é uma mudança de comportamento nas tarefas relacionadas ao trabalho, o que resulta em mudanças desejáveis ​​para o negócio. 
3. Avaliação de conteúdo . Fazemos um bom conteúdo? Como os alunos interagem com ele? Quanto tempo eles gastam nisso e quais partes do curso são fáceis ou difíceis para eles? Os relatórios nos informam sobre as deficiências do conteúdo e o que devemos melhorar. 
4. Relatórios de RH e de gestão . Se você precisar informar as partes interessadas, investidores, conselho de administração ou o chefe de RH sobre o desenvolvimento dos funcionários, certamente deve apresentar a eles resultados mensuráveis ​​de treinamento. Essas percepções baseadas em dados sobre o andamento do treinamento corporativo serão mais do que bem-vindas.   
5. Identificação de problema interno . Em termos de gerenciamento de incidentes, se um funcionário cometer um erro que cause impacto em sua empresa, você pode precisar saber exatamente o desempenho dele no treinamento. Talvez eles não tenham feito cursos sobre conformidade? Ou falhou em um teste específico de atendimento ao cliente? Outro exemplo é quando você precisa fazer alterações de pessoal. Então, é importante entender o compromisso de uma pessoa com o aprendizado. Eles estudaram regularmente e realizaram cursos? Ou eles até tentaram aprender?

Não é necessário nenhum esforço para lidar com essas tarefas com relatórios LMS, porque eles são normalmente soluções prontas para usar. Além disso, eles podem oferecer suporte ao layout de dados e tornar suas estatísticas bem organizadas e estruturadas em modelos. Em vários LMSs, os relatórios são bastante semelhantes, mas tomaremos o iSpring Learn LMS como um exemplo para explicá-lo.  

Para sua conveniência, organizamos esses recursos de relatório LMS em quatro categorias principais. Eles são quatro tipos de métricas que você pode usar para tarefas específicas. Vamos mergulhar.

Métricas para ajudá-lo a aumentar a eficácia da aprendizagem

Esta é uma necessidade absoluta para relatórios de RH e de gestão. É improvável que você convença os executivos seniores de que um projeto de aprendizagem é eficaz se você não tiver números concretos em mãos. Os relatórios fornecerão esses números. Registrar e monitorar a atividade do aluno desempenha um papel fundamental no e-Learning, mesmo que o treinamento não seja obrigatório em sua empresa.

1.  Progresso do aluno – para obter uma imagem completa do treinamento na empresa

Esta é uma visão geral completa do progresso de todos os alunos e departamentos em sua empresa: quantos cursos foram concluídos, quantos estão em atraso e como cada usuário desempenha. O progresso do aluno é a base de todos os processos de relatório. Vários filtros permitem que você vá além e obtenha estatísticas sobre um departamento específico, grupo, cargo e assim por diante.

Por que rastrear : você terá uma visão geral do treinamento em sua organização. Se o engajamento do usuário for baixo, você notará imediatamente e poderá agir.

Se o curso começou há muito tempo, mas os usuários ainda estão parando no início, isso deve ser um sinal de alerta para você.

O engajamento é uma das principais métricas no e-Learning e sua maior prioridade. É importante determinar o motivo pelo qual está baixo. Pode ser um dos seguintes:

• Os funcionários não sabem que existe treinamento . Isso pode parecer estranho, mas na verdade é bastante comum. Espalhar a conscientização com uma campanha interna de relações públicas pode ajudar. 
• O conteúdo é enfadonho, volumoso, pouco envolvente ou irrelevante para o trabalho deles . Os funcionários não gostam e não têm motivação para participar do aprendizado. Ou talvez eles não vejam seus benefícios no mundo real. Você pode tentar quebrar o material em módulos mais curtos, usar interações, imagens ou vídeos para torná-lo mais interessante.

2. Resultados do aluno – para ver o desempenho de um usuário específico

Ao observar o quadro geral, você pode descobrir que alguém precisa de motivação extra para fazer os cursos. O progresso do aluno permitirá que você entenda isso. Os resultados do aluno fornecem uma imagem precisa do desempenho de um usuário específico. Você pode ver todos os cursos atribuídos a esse usuário, seus status, o número de tentativas, o tempo gasto e muito mais.

Por que rastrear : conhecendo o progresso individual de uma pessoa, você pode entender quem precisa de mais atenção, identificar funcionários de alto potencial e tomar decisões pessoais criteriosas.

3. Detalhes do curso – para verificar como um aluno avança em um curso específico

Quer olhar mais a fundo? Sem problemas. Este relatório é uma ferramenta eficaz que ajuda a analisar como um aluno está progredindo em um curso específico. Fornece:

• As informações gerais sobre a conclusão do curso: número de módulos concluídos, tempo gasto neles, etc.
• Dados altamente detalhados sobre cada item de conteúdo em um curso: seu status, pontuação, data de conclusão, etc.

Por exemplo, você pode ter um curso sofisticado com vários módulos seguidos de pré-testes e o exame final. Este relatório ajudará a rastrear a dinâmica dos resultados que um funcionário mostra e mostra como eles progridem a cada vez. A propósito, sempre vale a pena fazer o pré-teste, sempre que possível. Ele permite que você avalie o nível de entrada dos funcionários de forma objetiva e perceba suas lacunas de conhecimento. Além disso, as comparações “antes e depois” parecem ótimas e demonstram perfeitamente os resultados do treinamento para todas as partes interessadas.

Por que rastrear : você pode ver como está sendo para seus alunos, como eles progridem nos cursos e como se gerenciam em um determinado curso. As realizações dos alunos fornecem um esboço da eficácia de um projeto de aprendizagem.

Uma das principais métricas neste relatório é a pontuação. A pontuação para aprovação será aquela que você definiu ao criar um curso . A pontuação atribuída é aquela que os alunos realmente obtêm ao responderem a um questionário. 

Uma situação em que muitos usuários têm pontuações baixas em um teste deve ser motivo de preocupação. Um dos motivos pode ser que o teste seja muito complicado; então, faz sentido retrabalhá-lo. Por outro lado, se os usuários obtiverem a pontuação máxima na fase de pré-teste, você deve adicionar alguns desafios para tornar o curso mais desafiador.

Portanto, coletamos dicas de especialistas sobre como fazer testes de alta qualidade e elaboramos um plano de ação para os casos em que as pontuações dos usuários são anormalmente altas ou baixas.

4.  Resultados da tarefa – para descobrir como os alunos se saem em suas tarefas

Às vezes, pode ser necessário que seus alunos concluam uma tarefa fora do LMS, como escrever uma redação, enviar uma apresentação ou gravar um vídeo. Isso é chamado de tarefa de formato livre, e os alunos a carregam para o sistema como um arquivo. Por exemplo, você treina representantes de vendas e os ensina merchandising. Em seguida, você pode dar a eles a tarefa de organizar os secadores de cabelo nas prateleiras, tirar uma foto do resultado final e fazer o upload. Existe um relatório específico que mostra todas as tarefas concluídas e as notas para elas.

Por que rastrear: você saberá como os alunos se saíram nas tarefas que foram realizadas fora do LMS. Se a tarefa ainda não tiver marca, você pode ver e classificá-la diretamente no relatório.

5. Conquistas de progresso – para ver como os usuários progridem nos questionários

Este relatório demonstra o progresso dos alunos em questionários e funciona perfeitamente para exames e avaliações. 

Por que rastrear : você pode ver quem foi certificado durante o período normal de avaliação e atribuir um novo treinamento, se necessário.

Métricas para ajudá-lo a fazer melhores cursos

Quando você trabalha em um curso há muito tempo, corre o risco de torná-lo muito detalhado e perder o foco em sua qualidade e acessibilidade. Felizmente para os desenvolvedores de eLearning, existe um conjunto completo de relatórios LMS que ajudam a ver a qualidade do conteúdo de aprendizagem.

6. Relatório de Módulos – para descobrir como seus funcionários fazem os módulos

Se muitos alunos continuam reprovando em determinados cursos, algo pode estar errado com uma seção específica, como um dos módulos do curso. Você pode verificar facilmente se os funcionários de um determinado departamento têm algum módulo atrasado ou o quanto os alunos avançaram nos itens de conteúdo. 

Por que rastrear : com o relatório Módulos, você pode identificar por que os alunos falham em certa parte de um curso repetidas vezes. Ele permite que você veja o problema com clareza e pergunte às pessoas o que há de errado com o conteúdo. Talvez não esteja coberto de forma suficientemente completa, caso em que é melhor revisá-lo.

7.  Análise da resposta – para ver o número de tentativas de aprovação e escolhas

Este relatório inclui informações sobre a pontuação média e a distribuição das respostas dos usuários para cada pergunta.

Por que rastrear : você será capaz de analisar a precisão da avaliação e entender com o que está lidando: erros generalizados de alunos ou falta de clareza no curso.

Por exemplo, você pode descobrir que um grande número de usuários não consegue passar de uma determinada pergunta ou grupo de perguntas. A primeira coisa que você deve fazer, neste caso, é certificar-se de que a tarefa está clara, que sua definição não contém ambigüidades e que a resposta à pergunta está realmente presente no curso.

 Se tudo estiver bem com o teste, verifique o conteúdo – talvez o tópico tenha sido mal abordado no curso. A maneira mais fácil e rápida de corrigir isso é inserir links para explicações e materiais adicionais sobre o tópico ou atribuir algum dever de casa extra. Caso contrário, se você ainda tiver recursos suficientes, pode valer a pena refazer completamente o curso.

Mesmo que haja alguns erros comuns do usuário, nem sempre é necessário que você altere algo.

Nota : Nem todos os LMSs são capazes de rastrear o progresso do aluno em questionários e fornecer divisão de respostas. O motivo é o padrão SCORM que restringe a transferência de tais dados detalhados. Nesse caso, o iSpring tem uma vantagem competitiva: nossa própria ferramenta de autoria. Os cursos feitos com o iSpring Suite Max podem ser carregados para o iSpring Learn diretamente. É por isso que ele é capaz de coletar dados detalhados sobre todas as tentativas dos alunos de passar em um teste. Outros LMSs podem deixá-lo completamente sem saber os verdadeiros problemas do seu treinamento.

Métricas para ajudá-lo a encontrar Sprinters e Stayers de aprendizagem

O treinamento corporativo não é conduzido por causa do treinamento. É impulsionado por várias necessidades de negócios e você precisa que os funcionários atinjam o nível de qualificação apropriado para atendê-las. As métricas abaixo indicarão quais funcionários são mais leais aos valores de sua empresa e quem tem melhor desempenho.

8. Placares – para identificar os melhores alunos

Essa é uma métrica muito útil quando você está interessado não apenas no treinamento formal, mas também gostaria de trabalhar com um pipeline de talentos.

Por que rastrear : você identificará quem está comprometido em dominar habilidades e crescimento profissional em sua equipe.

Recompensar os alunos mais ativos pode ser uma boa tradição corporativa.

Muitos funcionários costumam hesitar em dizer que estão prontos para maiores responsabilidades, novas funções e tarefas mais complicadas. Se eles continuarem chegando ao topo das avaliações gerais, o relatório demonstrará que eles estão realmente dando o seu melhor e você pode confiar neles. Ao mesmo tempo, a informação de que alguém está estudando cursos além daqueles relacionados aos seus requisitos normais de trabalho pode ser útil ao decidir sobre uma possível promoção.

9. Progresso do grupo e progresso do departamento – para verificar o progresso do grupo em um ou vários cursos

Às vezes, quando você analisa amplamente o progresso do aluno ou a conclusão de um curso específico em sua organização, a taxa de usuários treinados deixa muito a desejar. Pode haver um determinado departamento ou grupo que está ficando para trás. Este relatório pode fornecer acesso rápido a estatísticas e dados detalhados sobre o progresso do grupo / departamento.

O relatório de progresso do Grupo demonstra como os grupos de projetos e equipes específicas estão realizando. Você pode organizar o pessoal em quaisquer grupos de que precisar: forças-tarefa, grupos de estagiários ou executivos seniores, etc. O relatório mostrará todos os grupos de usuários em sua conta, seus status de conclusão de curso, o número total de atribuições, datas de vencimento e outros informações Ajuda a identificar grupos que mostram os melhores resultados ou aqueles com atribuições atrasadas.

O progresso do departamento mostra o desempenho das filiais e divisões da sua empresa: número de cursos atribuídos, iniciados e concluídos e qual é o progresso geral do departamento.

Por que rastrear : se algum departamento apresentar baixo desempenho no treinamento, você pode procurar as causas e falar com o chefe do departamento. Então, conhecendo uma situação de aprendizagem em um grupo específico, é possível detectar gargalos e riscos para o seu negócio.

10. Detalhes da sessão e detalhes do participante – quantos e quem se registrou, compareceu ou perdeu os eventos do curso

Esses relatórios são válidos para eventos de treinamento, não importa como você os conduz: online, offline ou em outro lugar. O iSpring Learn incorpora todos eles e fornece estatísticas relevantes. 

Por que rastrear : você poderá monitorar como os alunos participam de webinars e treinamento em sala de aula e implementar o aprendizado combinado de forma mais eficaz.

O principal fator avaliado por esses relatórios é a assiduidade que mostra quem participa das atividades ou as falta. A frequência pode lhe trazer muito que pensar. Se muitos alunos perderam um evento, é hora de descobrir o porquê.

No entanto, o motivo pelo qual você precisa monitorar a frequência está longe de ser apenas punir faltas. Esta métrica mostrará outros fatos igualmente interessantes. Por exemplo, você descobrirá quais cursos são mais interessantes e valiosos para os alunos.

Além disso, a frequência está diretamente relacionada ao conceito de “aprendizagem ao longo da vida”. Se um funcionário está estudando muito, significa que ele tem em vista o autodesenvolvimento. Isso os ajuda a gerenciar seu trabalho diário de forma mais eficaz, o que certamente beneficia o empregador.

Mesmo assim, você pode encontrar funcionários que se recusam a estudar. Talvez eles não estejam interessados ​​no que estão fazendo, ou eles considerem seu nível profissional atual suficiente. Nesses casos, é preciso entender os verdadeiros motivos: conversar com a pessoa, ver o que a incomoda, entender o que a impede de aprender.

Métricas para tornar seu trabalho mais fácil

Algumas métricas simplesmente permitem que os administradores de LMS retirem os dados de que precisam rapidamente e lidem com as tarefas de rotina com menos esforço.

11. Progresso da trilha de aprendizagem – para verificar o status das trilhas de aprendizagem

Se você combinou vários cursos em um programa de aprendizado , não é necessário acompanhar os dados de cada curso manualmente. Com este relatório, você verá estatísticas para todo o programa: quais trilhas de aprendizagem foram iniciadas, concluídas ou atrasadas e o progresso do aluno em cada trilha.

Por que rastrear : para se manter atualizado sobre o desempenho de seus alunos em seus programas de longo prazo.

12. Histórico de matrículas do Track Learning – para ver o histórico de matrículas

Este relatório mostrará como a trilha de aprendizagem foi realizada por todos os usuários ao longo do tempo e como cada aluno progrediu na trilha de aprendizagem cada vez que foi realizada

Por que rastrear : você pode monitorar quais erros foram cometidos repetidamente e resolvê-los com o aluno.

13. Relatório de usuários ativos – para ver quem usa o LMS e como o usam

O relatório irá ajudá-lo a entender quem se conectou durante um período específico e qual dispositivo eles usaram: computador ou smartphone. Por exemplo, você inicia o aprendizado móvel para os funcionários e deseja que eles estudem no aplicativo móvel iSpring Learn. Este relatório mostrará quantas vezes eles realmente o usam. Como resultado, você pode ter uma ideia se eles gostam ou não do mobile learning.

Por que rastrear : o relatório rastreará e mostrará quem ainda não usa o LMS ou sua versão móvel, para que você possa ajudá-los, se necessário.

Como posso usar relatórios no iSpring Learn?

No iSpring Learn, todos os relatórios são interconectados, para que você não se perca neles. É como um funil: você pode ver as informações gerais sobre o seu processo de treinamento e depois ir adiante para ver a imagem em detalhes. Cada vez que você verifica o progresso do aluno, do curso ou do departamento, pode usar filtros para obter informações mais específicas.

Sua primeira experiência com relatórios de eLearning pode ser no painel do LMS.

O iSpring Learn LMS Dashboard – para ver estatísticas resumidas sobre atividades e relatórios rápidos

O painel é a sua página inicial em um LMS, a primeira página que você verá no iSpring Learn e seu primeiro ajudante de confiança. Aqui, você verá estatísticas resumidas sobre a atividade em sua conta, o número de novos materiais carregados, usuários e grupos adicionados e seus logins durante aquele mês. Você pode obter o relatório completo sobre esses atributos principais. 

Também existem relatórios rápidos disponíveis para você:

• Pronto para avaliação – uma lista de trabalhos de casa que seus alunos enviaram para revisão
• Conteúdo mais recente – informações sobre os cinco itens de conteúdo mais novos carregados por editores e administradores na semana passada.

Navegar nos relatórios no iSpring Aprender

Para iniciar seu trabalho com relatórios, abra a seção Relatórios à esquerda. Aqui você pode acessar qualquer tipo de relatório que abordamos neste artigo. 

Todos os relatórios são divididos em 3 categorias fáceis de navegar: usuários (progresso e realizações das pessoas), cursos (métricas relacionadas ao conteúdo) e treinamento (participação em eventos de treinamento).

Aqui estão as tarefas que você pode enfrentar e as maneiras de obter o relatório necessário: 

• Acompanhamento do progresso . Vá para Por usuários e selecione Progresso do Aluno aqui para ver quem concluiu os cursos e como eles se saíram. Se você realizar avaliações ou exames, poderá ver os resultados de todos rapidamente nos Testes na seção Por cursos .
• Avaliação de conteúdo . Vá para Por cursos e veja como os alunos interagem com os materiais de aprendizagem nos seguintes relatórios: Cursos, Módulos, Análise de respostas e Plano de aprendizagem.  
• Identificação de desempenho . Prossiga para Por usuários e verifique o progresso do Grupo / Departamento ou Resultados do Aluno no Progresso do Aluno.
• Avaliação do evento de treinamento . Explore os detalhes da sessão / participante na seção Treinamento . 

Relatórios de exportação

Com o iSpring, você pode exportar relatórios para o Excel e outros aplicativos avançados para prosseguir com a análise. Se você precisar de mais algumas ferramentas para avaliar os dados ou não conseguir chegar à raiz de um certo problema no treinamento, pode obter mais dessas estatísticas no Excel. Lá você também pode ilustrá-los com diagramas. Se sua organização usa ferramentas analíticas corporativas avançadas, você pode carregar relatórios LMS para o Excel e, em seguida, transferi-los para o Power BI ou outros programas de analítica de negócios. 

Agendar relatórios 

No iSpring Learn, você pode agendar e automatizar relatórios. É fácil definir um calendário para relatórios, para que seu chefe possa recebê-los regularmente enquanto você faz uma pausa para o café. 

Conclusão 

Os relatórios LMS são uma ferramenta mágica que permite relacionar o desempenho dos usuários com as métricas de negócios. Neste artigo, cobrimos 13 relatórios LMS principais que estão disponíveis no iSpring Learn. Se você tiver pouco tempo e precisar de uma abordagem mais rápida, tente o seguinte:

1. Verifique o progresso do aluno a cada duas semanas
2. Vá para as Conquistas de Progresso para entender rapidamente quem foi aprovado ou reprovado em um determinado teste
3. Acompanhe o progresso do Departamento para ver qual equipe está ficando para trás e por quê 
4. Configure a programação para que os relatórios sejam enviados a um destinatário de forma automática e regular, para que você possa tirar isso da mesa. 

Fonte: ispringsolutions.com