Instituições de Ensino Superior deverão emitir diplomas digitais até janeiro de 2022
A partir de 1º janeiro de 2022 todas as faculdades no Brasil deverão estar 100% preparadas para emitir diploma digital para os formandos de graduação. A determinação é do Ministério da Educação (MEC) que, em 2018, lançou a portaria 330 instituindo o formato obrigatório do documento.
Em 2019 a exigência foi regulamentada por meio da portaria nº 554 e, agora, as instituições de ensino superior vivem o momento de adaptação: elas têm até dezembro de 2021 para se estruturarem tecnologicamente.
A necessidade de adequação ao formato digital vem num momento de grande transição para as universidades, que já estão sendo forçadas a repensar seus modelos por conta da “corrida pelo digital” provocada pela pandemia do Coronavírus.
Por outro lado, apesar de ser mais uma demanda, é o momento ideal, uma vez que as instituições já estão concentradas nesse processo de digitalização.
O diploma digital também trará benefícios importantes para as universidades, para os alunos e para a sociedade em geral, como a desburocratização de processos, a transparência e a segurança.
Entre os motivos do MEC para estabelecer a nova exigência está justamente a diminuição de fraudes na emissão de diplomas, tendo em vista que esse modelo exige certificado digital e carimbo de tempo.
Entenda o que é o diploma digital
De forma prática, o diploma digital é o formato eletrônico do documento que atesta a conclusão da graduação em instituições de ensino superior. Toda a existência desse diploma é no ambiente digital: desde a emissão, passando pelo armazenamento, até o acesso a ele pelos alunos ou a quem for de direito.
De acordo com o MEC, a validade jurídica desse documento “é presumida mediante a assinatura com certificação digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, conforme os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais – PBAD”.
Esse carimbo de tempo também é um documento eletrônico que deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora do Tempo (ACT). Ele atesta que aquela informação do diploma digital de fato existia naquela data e hora especificada, sendo mais um recurso de validação jurídica.
Segundo a portaria do MEC, o diploma digital precisa apenas da assinatura dos responsáveis pela instituição de ensino superior, não sendo necessária a do diplomado. Até o momento, as universidades são obrigadas a emitir esse documento digital para a graduação. Não há exigências nesse sentido ainda em relação aos cursos de pós-graduação.
É bom pra quem?
Os benefícios do diploma digital são para todos: faculdades, alunos e sociedade. Isso porque a digitalização do documento e sua vinculação a uma infraestrutura de chaves de segurança trazem mais facilidade ao processo de emissão e, ao mesmo tempo, mais segurança.
Em relação à desburocratização do processo de geração do diploma, as vantagens estão principalmente na diminuição do tempo e do custo.
Só para se ter ideia, o modelo foi testado pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) e o custo com o diploma tradicional de R$ 390,26 caiu para R$ 85,15 no digital. A expectativa é que, com a adesão do diploma digital nas universidades brasileiras, o MEC economize R$ 48 milhões por ano.
O tempo de emissão também era um gargalo e costumava gerar transtornos para os alunos que precisavam do documento com urgência. Com o modelo digital, a emissão deve levar no máximo 15 dias.
Toda essa rapidez e praticidade ainda será acompanhada de mais segurança, tendo em vista que o diploma digital exige certificado digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
Isso diminui as chances de fraude, como a venda de diplomas, o que é uma vantagem para as universidades e para a sociedade em geral, que fica menos exposta aos estelionatários.
Confira as regras de armazenamento e acesso
De acordo com o MEC, as instituições de ensino superior são responsáveis tanto pela geração, quanto pelo armazenamento e pela emissão dos diplomas digitais.
O documento deverá ser disponibilizado no site da universidade, em ambiente restrito e mediante a consulta de código de validação do diploma digital. Ele deverá ser emitido no formato XML.
No que diz respeito ao armazenamento, a instituição deve garantir, além do certificado digital e do carimbo de tempo, as seguintes condições:
– validação a qualquer tempo;
– interoperabilidade entre sistemas;
– atualização tecnológica da segurança;
– possibilidade de múltiplas assinaturas em um mesmo documento.
Como as instituições de ensino superior devem se preparar?
Embora a data de vigência (1º de janeiro de 2022) possa parecer longe, fato é que as universidades precisam começar a se preparar agora. Isso porque até lá há uma série de processos que devem entrar nos eixos.
Para começar, a instituição precisa desenvolver ou adaptar seu ambiente eletrônico para que ele seja capaz de cumprir todas as exigências do MEC, no que diz respeito à emissão, ao armazenamento e ao acesso aos diplomas digitais.
Além disso, é importante o treinamento de pessoal que será responsável pela alimentação do sistema com as informações dos graduandos, assim como equipe de suporte para atendimento dos alunos.
Os graduandos poderão ser orientados em relação à confirmação de validade jurídica do diploma emitido pela universidade. A instituição pode, por exemplo, elaborar um comunicado, ensinando-os a submeter o documento ao Verificador de Conformidade do Padrão de Assinatura Digital ICP-Brasil. Esse é um serviço gratuito oferecido pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
O próprio MEC traz uma orientação nesse sentido. Veja:
“Basta realizar as seguintes etapas: Acessar o link: https://verificador.iti.gov.br/verifier-2.4.1/ Escolher a opção que deseja do relatório Selecione o arquivo desejado Clique em verificar conformidade Em sequência, você terá um relatório com todas as informações sobre o certificado e com a indicação de que a assinatura é válida ou não”.
Uma boa dica é começar, desde já, mesmo que aos poucos, o processo de emissão do diploma digital. Assim, a instituição terá tempo de testar, corrigir possíveis falhas e treinar sua equipe para essa nova realidade. Dessa forma, a adequação em 2022 será muito mais tranquila e sem atropelos.
FONTE AIX-COM-BR
Transformação digital para IES
O que é a Portaria nº 554/2019?
Pontos importantes da Portaria nº 554/2019
Regras para emissão e registro dos diplomas digitais
Quer saber mais sobre a Portaria nº 1.095? Veja em:
Padrão de formato e informações para o diploma digital
Segurança das informações
A utilização de assinatura digital no padrão ICP-Brasil garante a segurança, integridade e autenticidade das informações contidas nesses documentos. Essa informação é válida tanto para os diplomas digitais, quanto para os termos de responsabilidade de expedição e registro destes documentos.
[Webinar] Carimbo do tempo
Você sabe como garantir a validade jurídica de documentos digitais? A resposta para essa pergunta pode ser Carimbo do tempo e assinatura digital. Assista essa apresentação e descubra tudo sobre o carimbo do tempo, casos de uso e uma demonstração prática no final!
Também é instituído que o arquivo XML do diploma digital deve estar vinculado a uma URL única. Dessa forma, fica facilitada a consulta ao status deste documento a qualquer momento.
Representação visual do diploma digital – RVDD
Acervo acadêmico
Como já esperado, os diplomas digitais passam a fazer parte do acervo acadêmico. Com isso, devem respeitar ao Decreto 9.235 e à Portaria nº 315/2018, sendo que esta última trata especificamente da digitalização do acervo.
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Cobrança
A emissão e o registro dos diplomas digitais não implicam em cobrança ao aluno. A única exceção é nos casos em que este desejar obter o documento impresso e em especificações de papel e tratamentos gráficos especiais.
Requisitos técnicos
Nesse cenário, todos ganham!
Em meio a todas essas modificações, fica claro que alunos, funcionários e professores saem ganhando. Processos inteligentes, padronização, organização, centralização de informações, redução de custos, de desperdícios, de retrabalhos e ganhos de produtividade e agilidade são apenas alguns dos benefícios. Acredite, há ainda muito mais…
Por isso, não deixe a tecnologia de lado! Utilize ferramentas que facilitem o mapeamento, modelagem e automatização de processos, como um BPMS. Centralize e digitalize suas informações com uma ferramenta de gestão eletrônica de documentos, o famoso GED. Se elas se integrarem, melhor ainda!
Case de Sucesso: Spot Educação
Descubra como a Spot Educação está aproveitando os benefícios de ter seus processos automatizados pelo Orquestra BPMS.
Viu, as Portarias e o Decreto vieram para somar. Com a transformação digital, a IES melhora sua rotina e, de quebra, ainda disponibiliza um ambiente e uma experiência digital ao seu público. E o melhor de tudo: melhora a satisfação de todos os envolvidos!
Até logo!
CONHEÇA O MEU CERTIFICADO
Novo serviço desenvolvido pelo ITI permite consultar certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil
s usuários de Certificados digitais da ICP – Brasil agora contam com mais um serviço, o Meu Certificado. O serviço foi desenvolvido para facilitar a consulta dos certificados emitidos. A primeira fase do projeto já está funcionado e disponibiliza o número de série, a AC responsável pela emissão, o tipo de uso (pessoa física ou pessoa jurídica), a data de emissão e de expiração de todos os certificados emitidos, ativos ou não, em nome do usuário”
O presidente do Instituto, Carlos Fortner, ressalta que “este é mais um serviço que o ITI disponibiliza ao cidadão, sempre com o intuito de facilitar, popularizar e disseminar o uso do Certificado Digital ICP-Brasil, neste caso seguindo em harmonia com o governo federal no que se diz respeito a transparência de produtos e serviços.”
A aplicação está disponível na aba serviços do portal gov.br ou diretamente no link https://meucertificado.iti.gov.br/ e o acesso pode ser feito através da conta gov.br pelos dados cadastrais ou certificado digital.
